Digitalisierung des Notariats Teil 1 – Das elektronische Urkundsarchiv

Im Jahr 2022 drängt die Digitalisierung mit Macht in die Kernbereiche des Notariats. Bereits ab dem 01.01.2022 ist die schrittweise Einführung des sogenannten elektronischen Urkundsarchivs gestartet. Das aus dem Urkundenverzeichnis, dem Verwahrungsverzeichnis und der elektronischen Urkundensammlung bestehende Elektronische Urkundenarchiv wird durch die Bundesnotarkammer betrieben.

Start des Urkunden- und Verwahrungsverzeichnisses zum 01.01.2022

Am 1. Januar 2022 sind planmäßig das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis gestartet. Damit erfolgt die Dokumentation der bei den Notaren brücker & klühs abgewickelten notariellen Urkunds- und Verwahrungsgeschäfte nunmehr rein elektronisch. Die altbekannte „Urkunderolle“ und das „Verwahrbuch“ sind Geschichte.

Seit 01.07.2022 werden Urkunden digital verwahrt

Ab dem 1. Juli 2022 wurde zudem die elektronische Urkundensammlung in Betrieb genommen. Schon bislang wurden unsere notariellen Urkunden unmittelbar nach Beurkundung digitalisiert, um diese unseren Klienten, sowie Gerichten und Registern unkompliziert elektronisch zur Verfügung stellen zu können. Nunmehr werden die digitalisierten Urkunden in einem vom Gesetzgeber vorgegebenen Verfahren in nach anerkannten internationalen Sicherheitsstandards zertifizierte Rechenzentren hochgeladen und dort für einen Zeitraum von 100 Jahren elektronisch verwahrt. Die Pflicht des Notars zur hundertjährigen Verwahrung der Papierurkunde entfällt dadurch und wird auf dreißig Jahre verkürzt. Für die elektrische Verwahrung einer Urkunde hat der Notar Auslagen in Höhe von 4,50 EUR zu berechnen.

Fazit

Organisatorisch hat die Einführung des elektronischen Urkundsarchivs einige Änderungen im Notariatsablauf mit sich gebracht. Für die Klienten der Notare brücker & klühs ändert sich durch dessen Einführung nichts. Wie bislang gewohnt, erhalten Sie Urkunden und Begleitdokumente auf Wunsch unmittelbar nach Beurkundung als pdf-Dokument. Außerdem bleibt es bei dem Zugang der Notare zu allen Papierurkunden ihrer Amtsvorgänger und denjenigen Notaren, deren Urkunden durch sie verwahrt werden. Auch diese können kurzfristig eingescannt und übersandt werden.

Haben Sie zu diesem Thema Fragen oder Anregungen? Dann sprechen Sie meine Mitarbeiter oder mich gerne an.

Dr. Hannes Klühs

11 Aug, 2022

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