Einsatz von „DocuSign“ im Handelsregisterverfahren

Die Digitalisierung in Unternehmen führt dazu, dass sich Arbeitsabläufe verändern und effizientere Lösungen für das tägliche Geschäft gesucht werden. Das Unterschreiben per elektronischer Unterschrift, etwa mit dem Tool „DocuSign“ hat sich, nicht zuletzt durch die Covid-19 Pandemie, sehr stark verbreitet.  Dadurch kommt vermehrt die Frage auf, ob Dokumente, die im Rahmen von Anmeldevorgängen zum Handelsregister einzureichen sind, wie z.B. Gesellschafterbeschlüsse, statt in Person auch elektronisch unterzeichnet werden können.

Gesetzliche Anforderungen

Bezüglich der Form der einzureichenden Unterlagen gilt § 12 Abs. 2 HGB. Danach sind Dokumente elektronisch im Format PDFA einzureichen. Soweit eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder ist für das Dokument die Schriftform bestimmt ist, reicht danach die Einreichung einer elektronischen Aufzeichnung. Fraglich und von den Registergerichten mitweilen beanstandet war, ob auch ein mit DocuSign signiertes, originär elektronisches Dokument ein taugliches Ausgangsdokument darstellt, von dem der Notar bei Übermittlung der Registeranmeldung eine elektronische Aufzeichnung übermittelt.

KG hält elektronisch erstelltes Protokoll der Gesellschafterversammlung für ausreichend

Hierzu hat nun als ersichtlich erstes Gericht das Kammergericht (Beschl. v. 22.6.2022 – 22 W 36/22) Stellung bezogen. Der alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführer einer UG meldete sein Ausscheiden als Geschäftsführer zum Register an. Zum Nachweis der Amtsniederlegung war der Anmeldung ein undatiertes Protokoll einer Gesellschafterversammlung als elektronisches Dokument beigefügt, das die Erklärung über Amtsniederlegung, aufschiebend bedingt auf den Zeitpunkt der Eintragung, enthält. Die Unterschriften der Gesellschafter enthielten den Vermerk „DocuSigned“. Das Registergericht geht von unwirksamen Unterschriften aus, da diese in Abwesenheit der Unterzeichner durch „DocuSign“ vorgenommen wurden. Die Signatur könne durch das Registergericht nicht überprüft werden.

Dem widerspricht das KG. Ausgangspunkt der Entscheidung ist § 39 Abs. 2 GmbHG, wonach der Anmeldung über die Veränderungen in den Personen der Geschäftsführung die Urkunden über die Bestellung oder Beendigung in Urschrift oder beglaubigter Abschrift beizufügen sind. Die Form der Einreichung erfolgt gemäß § 8 Abs. 5 GmbHG, § 12 Abs. 2 HGB als elektronische Aufzeichnung. Das Kammergericht leitet aus dem Begriff der „Aufzeichnung“ nicht zwingend ab, dass dieser ein papiergebundenes Ausgangsdokument zu Grunde liegt. Ausreichend sei die Erstellung eines Dokuments, das dauerhaft wiedergegeben werden könne.Auch der Einwand des Registergerichts, dieses habe die Authentizität der Signaturen nicht prüfen können, ließ der Senat unbeachtet. Richtigerweise ist bei nicht unterschriftsbeglaubigten Unterschriften deren Urheberschaft im Registerverfahren prinzipiell nicht zu klären. Der Gesetzgeber hat daher bei Einführung des elektronischen Registerverkehrs bewusst auch von der Möglichkeit eines Unterschriftenvergleichs durch das Registergericht Abstand genommen.

Fazit

Auch wenn für mit der Anmeldung einzureichende Unterlagen nunmehr Formerleichterungen gelten, bleibt es für die Registeranmeldung selbst bei dem Erfordernis der notariellen Unterschriftsbeglaubigung (§ 12 Abs. 1 S. 1 HGB). Aber auch hier ermöglicht die Beglaubigung mittels Videokommunikation eine Abwicklung von Registerangelegenheiten ohne physische Präsenz der Gesellschafter bzw. Vertretungsorgane.

Haben Sie zu diesem Thema Fragen oder Anregungen? Dann sprechen Sie meine Mitarbeiter oder mich gerne an.

Dr. Hannes Klühs

28 Apr, 2023

Weitere Themen

ImmobilienrechtSteuerrecht
Brücker und Klühs Notare
Zuwendung eines Immobiliennießbrauchs an Kinder ist keine missbräuchliche Gestaltung

Zuwendung eines Immobiliennießbrauchs an Kinder ist keine missbräuchliche Gestaltung

Um die gegenüber den Kindern ohnehin bestehenden Barunterhaltspflicht nachzukommen sowie Steuerfreibeträge der Kinder und das steuerliche Progressionsgefälle zu den Eltern auszunutzten, kann an vermieteten Immobilien ein Immobiliennießbrauch zugunsten der Kinder begründet werden. Diese Gestaltung ist nach dem BFH dann nicht rechtsmissbräuchlich, wenn die Nutzungsberechtigten im Außenverhältnis als Vermieter in Erscheinung treten.

Mehr

Immobilienrecht
Brücker und Klühs Notare
Genehmigung des Familien-, Betreuungs- oder Nachlassgerichts der aufgrund Finanzierungsvollmacht bestellten Grundschuld

Genehmigung des Familien-, Betreuungs- oder Nachlassgerichts der aufgrund Finanzierungsvollmacht bestellten Grundschuld

Die meisten Grundbuchämter in Deutschland verlangen für die Eintragung von Grundpfandrechten auf der Grundlage einer in einem genehmigungsbedürftigen Kaufvertrag enthaltenen Belastungsvollmacht eine eigenständige gerichtliche Genehmigung. Nunmehr hat sich das OLG Düsseldorf gegen diese Meinung gestellt und entschieden, dass die Bestellung einer Grundschuld zur Kaufpreisfinanzierung dann nicht dem Erfordernis einer betreuungsgerichtlichen Genehmigung unterfällt, wenn die Grundschuld vom Grundstückskäufer in Ausübung einer ihm im notariellen Grundstückskaufvertrag erteilten, konkret umgrenzten Belastungsvollmacht bestellt worden ist.

Mehr

Unternehmensrecht
Firmierung als „Institut“ nicht wegen Irreführung unzulässig

Firmierung als „Institut“ nicht wegen Irreführung unzulässig

Gemäß § 18 Absatz 2 HGB darf die Firma eines Handelsgewerbes keine Angaben enthalten, die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse, die für Rechtsverkehr wesentlich sind, irrezuführen. Nach dem OLG Düsseldorf verleitet alleine die Verwendung des Zusatzes „Institut“ in einer Firma einer GmbH die angesprochenen Verkehrskreise nicht mehr automatisch zu der Vorstellung, es handele sich um eine öffentliche oder unter öffentlicher Aufsicht oder Förderung stehende, der Allgemeinheit und der Wissenschaft dienende Einrichtung mit wissenschaftlichem Personal.

Mehr

Immobilienrecht
Brücker und Klühs Eingangsbereich
Kaufvertraglicher Begriff „Wohnung“ enthält keine Beschaffenheitsgarantie für baurechtliche Unbedenklichkeit

Kaufvertraglicher Begriff „Wohnung“ enthält keine Beschaffenheitsgarantie für baurechtliche Unbedenklichkeit

Sind verkaufte Wohnflächen zumindest teilweise nicht baurechtlich als Wohnraum genehmigt, kann der Käufer nur dann gegen den Verkäufer vorgehen, wenn dieser diesen Umstand arglistig verschwiegen hat oder insofern eine vertragliche Beschaffenheit oder Garantie vereinbart wurde. Die Bezeichnung „Wohnung“ im Kaufvertrag führt dabei nicht automatisch zu einer entsprechenden Beschaffenheitsvereinbarung, da lediglich der rein tatsächliche Zustand der Räumlichkeiten beschrieben und gerade keine vorbehaltslose, verschuldensunabhängige und intensivierte Einstandspflicht für die baurechtliche Unbedenklichkeit der Wohnung übernommen werden soll.

Mehr

Immobilienrecht
Brücker und Klühs Notare
Höhe der Instandhaltungsrücklage keine Beschaffenheit der verkauften Wohnung

Höhe der Instandhaltungsrücklage keine Beschaffenheit der verkauften Wohnung

Heutzutage wird die anteilige Instandhaltungsrücklage nur noch selten in Wohnungseigentumskaufverträge aufgenommen. Das OLG Koblenz musste nun entscheiden, dass wenn ein entsprechender Geldbetrag im Vertrag genannt wird, dies in der Regel keine zugesicherte Beschaffenheit darstellt, für deren Richtigkeit der Verkäufer haften möchte.

Mehr

Unternehmensrecht
Regelung zum Gründungsaufwand in der GmbH-Satzung – Update

Regelung zum Gründungsaufwand in der GmbH-Satzung – Update

Eine Übernahme der Gründungskosten durch die neu gegründete GmbH ist nur bei hinreichender Satzungsgrundlage zulässig. Neuerdings verlangen Obergerichte hierfür nicht nur die namentliche Nennung der Kostenpositionen sowie einen geschätzten Gesamthöchstbetrag, sondern zusätzlich die Bezifferung der einzelnen Kostenpositionen. Hieraus ergeben sich schwerwiegende Probleme für die Registerpraxis.

Mehr

ImmobilienrechtNachfolgeplanung und Vorsorge
Brücker und Klühs Immobilienrecht
Gestaltung eines bedingten Immobiliennießbrauchs bei nicht verheirateten Lebenspartnern

Gestaltung eines bedingten Immobiliennießbrauchs bei nicht verheirateten Lebenspartnern

Wenn die gemeinsam bewohnte Immobilie im Alleineigentum eines Partners steht, besteht häufig der Wunsch, den jeweils anderen insbesondere für den Fall des Vorversterbens des Eigentümers grundbuchlich abzusichern. Der auf den Tod des Eigentümers aufschiebend bedingten Nießbrauch, sollte um im Fall einer lebzeitigen Auflösung der Lebenspartnerschaft eine Löschung des Rechts gewährleisten zu können, zusätzlich auflösend bedingt auf die „Beendigung der Lebensgemeinschaft“ vereinbart werden. Diese Möglichkeit ist nunmehr durch die Rechtsprechung auch grundbuchrechtlich abgesichert worden.

Mehr

ImmobilienrechtSteuerrecht
Kein Ausschluss der Grunderwerbsteuererstattung wegen nicht fristgerechter Anzeige durch den Notar

Kein Ausschluss der Grunderwerbsteuererstattung wegen nicht fristgerechter Anzeige durch den Notar

Jede Nichtfestsetzung oder Erstattung der Grunderwerbsteuer gemäß § 16 GrEStG setzt allerdings voraus, dass der Erwerbsvorgang, der rückgängig gemacht werden soll, nach den §§ 18, 19 GrEStG fristgerecht und in allen Teilen vollständig angezeigt worden ist. Der BFH hat nun geurteilt, dass die verspätete Anzeige durch einen Notar durchaus eine fristgerechte Anzeige des Beteiligten darstellen kann, soweit die Anzeige an sich in allen Teilen vollständig ist.

Mehr

Immobilienrecht
Brücker und Klühs Notare
Feuchtigkeit im Keller eines Altbaus als offenbarungspflichtiger Mangel

Feuchtigkeit im Keller eines Altbaus als offenbarungspflichtiger Mangel

Welche Umstände muss ein Verkäufer einer gebrauchten Immobilie dem Käufer ungefragt offenbaren? Der berechtigte Erwartungshorizont eines Käufers wird beim Kauf einer Gebrauchtimmobilie von verschiedenen Faktoren, unter anderem dem Baujahr des Kaufobjektes bestimmt. Bei vorliegen einer Feuchtigkeitsproblematik, speziell im Bereich des Kellergeschosses, kann das nach der Rechtsprechung bei älteren Immobilien im Einzelfall dazu führen, dass den Verkäufer diesbezüglich keine Aufklärungspflicht trifft.

Mehr